Tahapan Dalam Administrasi Penggajian

Sebelum kita masuk ke tahap yang lebih jauh, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan gaji. Gaji atau upah merupakan istilah umum yang banyak dipakai untuk merepresentasikan kompensasi. Dalam dunia administrasi, kompensasi merupakan imbalan atas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan dalam jumlah tertentu yang didistribusikan secara teratur atas kontribusi mereka dalam mencapai tujuan perusahaan. Gaji lebih sering kita dengar di dalam perusahaan dengan pegawai yang melakukan kontribusi abstrak pada tempatnya bekerja. Sedangkan upah adalah salah satu istilah kompensasi yang sering ditemukan pada karyawan yang lebih melakukan pekerjaannya secara fungsional. Gaji memiliki nominal dan konsisten dalam distribusinya, bergantung pada kesepakatan awal dari kerja sama yang dijalin.

Penggolongan gaji dan upah. Sebelum melakukan penggajian, perusahaan akan melakukan penggolongan terhadap tenaga kerjanya, yakni tenaga eksekutif dan tenaga operatif. Penggolongan ini akan berpengaruh pada jumlah gaji yang akan didistribusikan bergantung pada level tenaga kerja masing-masing. Tenaga kerja eksekutif merupakan tenaga kerja yang berkontribusi dengan mengambil keputusan atau melaksanakan manajemen dalam perusahaan. Sementara itu, tenaga operatif ialah tenaga kerja di lapangan yang melaksanakan tugas yang ditunjuk oleh tenaga eksekutif.

Tahapan Dalam Administrasi Penggajian

Tahapan Dalam Administrasi Penggajian

Pendataan gaji dan upah. Setelah melakukan penggolongan, perusahaan akan menyediakan data yang diperlukan untuk melakukan penggajian. Biasanya, besar gaji atau upah didasarkan pada jam kerja karyawan yang bersangkutan dan ditambah dengan insentif atau bonus (jika ada). Bisa juga dikurangi dengan iuran tahunan yang berguna bagi kesejahteraan tenaga kerja di masa mendatang. Maka dari itu, penggajian harus menyiapkan rekaman-rekaman kehadiran dan jam kerja para tenaga kerjanya, sehingga gaji yang disalurkan dapat sesuai dengan kinerja mereka.

Besarnya gaji juga bisa dihitung berdasarkan paket kerja atau kontrak kerja yang sebelumnya disepakati. Misalnya, dalam menyelesaikan perakitan satu buah sepeda motor, tenaga kerja diberi upah sebesar satu juta rupiah. Yang sering diberlakukan di Indonesia saat ini, besar gaji karyawan bergantung pada Upah Minimum Pegawai yang diatur sesuai kebijakan pemerintah setempat. Jadi, sebanyak apapun pekerjaan yang diselesaikan, gaji atau upah yang diterima tetap sama. Dalam administrasi penggajian, nominal gaji dan upah harus diukur secara presisi agar tidak terjadi kekeliruan yang merugikan pihak perusahaan maupun karyawan. Diperlukan aplikasi payroll dalam melalukan penggajian, agar semua data gaji karyawan tersusun rapih. Sleekr contohnya, platform ini menawarkan semua stuff tentang manajemen SDM, mulai dari data karyawan, hingga pembukuan keuangan untuk perusahaan.

Pelaksanaan distribusi gaji

Penyaluran gaji atau upah karyawan dimulai dari bagian personalia. Bagian ini bertugas untuk menyiapkan daftar gaji dan bukti pembayaran gaji yang nantinya akan digandakan sesuai dengan kebutuhan administrasi perusahaan. Selanjutnya, dokumen-dokumen ini akan disampaikan pada bagian umum. Setiap bagian atau departemen yang terlibat akan menyimpan dokumen cadangan yang mengalir melalui mereka sehingga jika ada pemeriksaan keuangan, setiap bagian akan mempunyai bukti yang valid mengenai administrasi penggajian.

Bagian umum akan meneliti dan meninjau ulang data yang diberikan oleh bagian personalia. Mereka juga bertugas untuk menghitung pajak dan penyesuaian lain yang sesuai dengan kebijakan yang ada. Setelah itu bagian ini akan melakukan verifikasi atau persetujuan. Selanjutnya, pekerjaan yang dilakukan bagian umum ini akan diserahkan ke bendahara atau kasir perusahaan.

Bendahara atau kasir akan meninjau ulang kembali angka-angka yang ada dalam data yang diperoleh dari bagian umum. Selanjutnya, bagian ini akan menyiapkan dana yang keluar dari penyimpanan, biasanya dari bank, dan bukti transaksinya lalu disampaikan ke bagian keuangan.

Bagian keuangan merupakan eksekutor dari penyerahan gaji atau upah pada karyawan perusahaan. Sebelumnya, mereka akan meninjau kembali daftar gaji dan bukti pembayarannya serta besarnya gaji yang didistribusikan. Selanjutnya, gaji akan didistribusikan kepada pegawai dengan cara yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Cara yang umum dilakukan adalah melalui cek, tunai, transfer atau giro. Selanjutnya, semua bukti transaksi yang sah akan diserahkan pada bagian akuntansi.

Administrasi penggajian ditutup oleh bagian akuntansi. Bagian ini bertugas melakukan pencatatan pengeluaran dari penggajian tenaga kerja. Penggajian ini akan digolongkan menjadi beban perusahaan. Setelah melakukan pencatatan, selanjutnya bagian akuntansi akan memasukkannya dalam laporan keuangan. Laporan ini berguna bagi para pemilik modal atau pihak yang terkait untuk mengambil keputusan bila diperlukan.

Leave a Reply